Muchos autores consideran el uso de indicadores de desempeño como un factor de éxito para el propio proyecto
La importancia de usar indicadores y métricas para conseguir los resultados esperados en los proyectos está reconocido en la literatura relacionada con este tema. El uso de indicadores en proyectos es considerado en sí mismo como un factor de éxito para obtener una retroalimentación o anticipar comportamientos futuros. Las mediciones relacionadas con el desempeño las que mayor impacto tienen.
Sin embargo, la bibliografía dedicada a este tema se reduce a pocos títulos. Por lo que la identificación de una serie de mediciones que nos permitieran tener una base para el desarrollo de un cuadro de mando del proyecto o de la cartera de proyectos no es tarea fácil.
¿Utilizan los profesionales de la gestión de proyectos indicadores para su seguimiento?
En un estudio realizado por el Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas II de la Universidad de Sevilla sobre el uso de esta herramienta entre profesionales y directores de proyectos resultan una serie de datos muy interesantes. Por ejemplo, parece que mayoritariamente se planifican y se controlan los proyectos de forma regular y sistemáticamente, con aproximadamente un 60% de los encuestados. Además, el análisis de la respuesta confirma que existe paralelismo entre ambos aspectos de la gestión (como con cierta lógica debía ser). Igualmente, un 80% de los mismos utilizan indicadores en sus proyectos. Llama la atención en este estudio, que los indicadores que más se usan son los de gestión del proyecto, con casi un 75%, frente a los propios del proyecto, con un 45%.
En relación a este último aspecto, en cuánto a las mediciones del desempeño en los proyectos hay que diferenciar dos tipos de indicadores:
- Indicadores de gestión de proyectos, asociados a la gestión de tiempo, alcance, costes, riesgos, …
- Indicadores propios del proyecto, es decir, indicadores característicos del mismo: en un estudio de mercado indicadores sobre el resultado o sobre el número de encuestas, en uno de construcción, indicadores de la calidad de los materiales o número de viviendas construidas, etc.
Este estudio avanzaba que el tipo de indicadores más utilizado son aquellos relacionados con el avance del proyecto, que se usaría casi en todos los casos. La medición de la satisfacción del cliente del proyecto en casi un 80% de las encuestas. Sin embargo, el uso de la medición del valor ganado del proyecto no suponía ni el 20% de la respuesta.
Proceso de implementación
El proceso de implementación de los indicadores se plantea siguiendo los pasos:
- En un primer lugar se propone al equipo de dirección de proyectos la serie de indicadores de gestión de proyectos relacionados con la gestión de proyectos. Éstos deben contemplar, por ejemplo, las distintas áreas del PMBOK o de materias de la ISO21500. El grupo de indicadores no debería superar los 20 – 25 y siempre considerar su avance, el valor ganado y los costes, la gestión de riesgos y métricas de calidad.
- El equipo de dirección puede eliminar aquellos que considere y añadir alguno si lo estima necesario para el control de la gestión del proyecto y del propio proyecto. Igualmente se analizan aspectos vinculados a los indicadores tales como periodo de captura, frecuencia de la medida, responsable de la medición, etc.
- Complementariamente se deben identificar y proponer indicadores relevantes propios del proyecto en el que se van a usar las métricas.
- Este trabajo debe llevarse a la práctica, registrando los valores de los indicadores siguiendo la periodicidad que se acordado durante un periodo establecido con el equipo de dirección de proyectos en alguna herramienta informática (o una simple hoja de cálculo).
- Como resultado del proceso, el sistema se debe realimentar para futuros proyectos, validando los distintos indicadores considerados y su caracterización.